GIZ

Office-Manager*in der Gruppe "Bauen in der Internationalen Zusammenarbeit"

JOB-ID: J000064541

Bewerber mit Berufserfg. - Unbefristet

Tätigkeitsbereich

Die Funktion ist innerhalb der Gruppe "Bauen in der Internationalen Zusammenarbeit" angesiedelt, die innerhalb der GIZ Vorhaben bei der Konzeptionierung, Planung und Durchführung von Baumaßnahmen unterstützt. Das Aufgabengebiet ist vielseitig und reicht von kleineren baulichen Maßnahmen der funktionalen und sozialen Infrastruktur bis hin zu technisch anspruchsvollen Gebäuden und großvolumigen Bauvorhaben an fragilen Standorten. Bei der Umsetzung bewegt sich die GIZ im Spannungsfeld zwischen den lokalen Gegebenheiten und technischen Standards vor Ort sowie dem hohen Qualitäts- und Compliance-Anspruch des Bundes. Als Ergänzung von Beratungsleistungen sind Baumaßnahmen ein wesentlicher Bestandteil der weltweiten Entwicklungszusammenarbeit.

Ihre Aufgaben
  • Unterstützung der Gruppenleitung bei der Planung, Koordination und Organisation von Aufgaben
  • Terminmanagement sowie Reisemanagement und -abrechnung für die Führungskraft, wenn notwendig auch Beschaffung von Visa sowie Unterstützung der Mitarbeiter*innen in diesem Bereich
  • Administrative Unterstützung, Planung, Organisation und Umsetzung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen
  • Unterstützung bei der Beschaffung von Büromaterialien, IT- Hardware, Büromöbeln etc. und deren Inventarisierung
  • Unterstützung beim HR-Management und Onboarding neuer Mitarbeiter*innen und Praktikant*innen
  • Büroplanung und Unterstützung bei der Raumkostenverrechnung
  • Informationsmanagement und Kommunikation
Ihr Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Fundierte Berufserfahrung im Bereich Office-Management sowie Kenntnisse im Bereich Veranstaltungsmanagement; relevante Berufserfahrung in Entwicklungs- und Schwellenländern ist hierbei von Vorteil
  • Sehr gute Microsoft Office-Anwendungskenntnisse, Erfahrungen mit SAP und Dokumentenmanagementsystemen
  • Erfahrungen in der effizienten Gestaltung von Arbeitsabläufen und hohes Organisationsgeschick
  • Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie eine ausgeprägte Dienstleistungskompetenz
  • Gute und schnelle Auffassungsgabe, Selbstorganisation und Diskretion
  • Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, interkulturelle Sensibilität, Engagement
  • Verhandlungssichere Deutsch- und fließende Englischkenntnisse
Zusatzinformationen

Ein besseres Leben für alle und sinnstiftende Aufgaben für unsere Mitarbeiter*innen – das ist unser Erfolgsmodell. Seit mehr als 50 Jahren unterstützt die Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) als Unternehmen der Bundesregierung bei der weltweiten Umsetzung entwicklungspolitischer Ziele. Gemeinsam mit Partnerorganisationen in 120 Ländern engagieren wir uns in unterschiedlichsten Projekten. Wenn Sie etwas in der Welt bewegen und sich selbst dabei entwickeln möchten, sind Sie bei uns richtig.

Der Arbeitsplatz ist für eine Besetzung in Vollzeit oder durch Teilzeitkräfte geeignet.

Die Bereitschaft zu regelmäßigen Geschäftsreisen wird vorausgesetzt.

Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir Bewerbungen grundsätzlich nur über unser E-Recruiting-System annehmen und bearbeiten können. Nach Bestätigung der erfolgreich erstellten Bewerbung bitten wir Sie, Ihren Spam / Junk Ordner regelmäßig zu überprüfen, da E-Mails unseres eRecruiting-Systems von manchen Providern als Spam eingestuft werden.


Anmeldung: https://jobs.giz.de/index.php?ac=apply&q=0d52d7d8fcfd964757c7b15c811cb369174f5dd4

Weitere Informationen finden Sie hier: https://jobs.giz.de/index.php?ac=jobad&id=64541